¿Por qué es importante la formulación de proyectos en una organización?

La formulación de proyectos desempeña un papel clave en las organizaciones, puesto que sirve de guía para el trabajo de todos los interesados, patrocinadores, miembros de los equipos de trabajo e incluso del director del proyecto.

La formulación de proyectos es el proceso de analizar y valorar la viabilidad, rentabilidad y sostenibilidad de un proyecto, considerando aspectos técnicos, económicos, sociales y ambientales.

La formulación de proyectos requiere de un esfuerzo para predecir detalles que pueden llevar al éxito o al fracaso. En este caso, a la hora de planificar un proyecto, es mejor empezar identificando si dicho proyecto es compatible con los objetivos de negocio más grandes de la empresa.

Con la planificación del proyecto se identifican los objetivos que se esperan obtener, se analizan los riesgos, se busca la mejor manera para cumplir con los plazos establecidos y entregar el producto o servicio acordado en tiempo y costo optimo. Si no se planifica de forma correcta, lo más probable es que el proyecto presente fallas de rendimiento.

La planificación de proyectos se trata de una fase en la que se subdivide el proyecto en objetivos pequeños para garantizar su realización dentro de un tiempo determinado. Además, conlleva a la división de objetivos en tareas, con sus plazos y determinar la relación de dependencia entre ellas para fijar, finalmente, un cronograma para completar el trabajo.

¿Qué puedes lograr con una planificación cuidadosa?

Ser cuidadosos en la formulación de proyectos tiene unas ventajas importantes para la detectar y reducir los riegos de desviación del proyecto.

Los riesgos siempre están presentes, aunque sean en segundo plano. Sin embargo, a veces un riesgo puede parecer demasiado pequeño para una tarea, pero más adelante se convierte en una amenaza mayor para la continuidad del proyecto.

Con una planificación adecuada los equipos de trabajo pueden identificar y reducir los riesgos presentes en las actividades. De este modo, es posible identificar las tareas críticas o hitos principales que satisfacen los objetivos del proyecto y adicionar medidas de mitigación y control o eliminación de potenciales amenazas para el proyecto.

Presupuesto de proyectos

Dentro de la segunda fase en la gestión de proyectos tenemos la presupuestación. En esta etapa se establece el costo directo y las horas de trabajo requeridas en el proyecto.

En este ciclo de la formulación de proyectos se fijan las expectativas de gastos totales y todos los recursos requeridos y se determinan los supuestos financieros necesarios. Saltarse este paso impide conocer detalles claves de la eficiencia del proyecto.

Ejecución de proyectos

Luego de la presupuestación, corresponde la actividad más compleja de todo proyecto. La ejecución en sí misma, una fase crítica y según muchos autores, requiere realmente de altas competencias para una correcta ejecución.

El monitoreo del proyecto es especial para esta etapa, para poder mantener visibilidad sobre el grado de avance de cada actividad y del cumplimiento de los hitos más importantes.

Evaluación del proyecto

La evaluación de la ejecución de un proyecto implica monitorear y analizar el desempeño del proyecto en relación a los objetivos, alcance, presupuesto y cronograma establecidos.

Una vez finalizado el proyecto, evalúa el éxito y los resultados en relación a los objetivos y criterios preestablecidos, considerando aspectos como la satisfacción del cliente, impacto y sostenibilidad.

¿Cómo convertirse en un experto en la formulación de proyectos?

Las habilidades críticas para formular y evaluar proyectos incluyen análisis financiero, evaluación de riesgos, planificación y gestión de recursos, toma de decisiones, habilidades de comunicación y pensamiento crítico.

Para afianzar tus habilidades en esta materia lo ideal es que te capacites. Al tomar un curso en formulación de proyectos, aprendes todo lo relacionado con ejecución y evaluación de proyectos.

No esperes más, conviértete en un experto en formulación de proyectos con el curso que ofrece la Universidad de Santo Tomás.